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Termos de Utilização de Fatura Electrónica no Serviço Fact.pt

Considerações iniciais:

O Decreto-Lei nº 256/2003 de 21 de Outubro transpôs para a ordem jurídica interna a Directiva nº 2001/115/CE, do Conselho, de 20 de Dezembro, que alterou a Directiva nº 77/388/CEE, do Conselho, de 17 de Maio, tendo em vista simplificar, modernizar e harmonizar as condições aplicáveis à faturação em matéria de imposto sobre o valor acrescentado, permitiu a emissão, conservação e arquivamento de faturas por meios electrónicos.

O referido diploma procedeu à alteração do disposto no artigo 35º nº 10 do Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado, permitindo que as faturas ou documentos equivalentes, sob reserva de aceitação do destinatário, sejam emitidas por via electrónica, desde que garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, mediante a aposição de assinatura electrónica avançada ou a utilização de um sistema de intercâmbio avançado de dados.

Por seu turno, o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, tem como objetivos essenciais promover a simplificação legislativa e conferir uma maior segurança jurídica aos contribuintes, consolidando e atualizando legislação dispersa relativa ao processamento de faturas e de outros documentos fiscalmente relevantes, bem como harmonizando regras divergentes em matéria de conservação de documentos para efeitos de imposto sobre o valor acrescentado (IVA), de imposto sobre o rendimento das pessoas coletivas (IRC) e de imposto sobre o rendimento das pessoas singulares (IRS).

Deste modo, foram criadas as condições para a desmaterialização de documentos, incentivando a adoção de um sistema de faturação eletrónica e de arquivo eletrónico de documentos, permitindo às empresas uma redução dos custos com o cumprimento das obrigações fiscais, estimulando o desenvolvimento e a utilização pelas empresas de novos instrumentos tecnológicos, incorporando uma filosofia de inovação e desburocratização.

O Decreto-Lei 196/2007 de 15 de Maio veio consagrar as condições técnicas para a emissão, conservação e arquivamento das faturas ou documentos equivalentes emitidos por via electrónica, nos termos do Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado

Hodiernamente, a fatura electrónica constitui uma ferramenta contabilística e fiscal de relevante interesse para as empresas, porquanto diminui os recursos materiais internos das mesmas e agiliza a circulação de documentos.

Contratualização:

Celebra-se assim o presente contrato de prestação de serviços, entre o Prestador e o Utilizador:

Este contrato é parte integrante dos Termos e Condições de Serviço, disponíveis no sítio de internet com o endereço www.fact.pt/terms, seguindo, para efeito desta contratualização, as definições e convenções previstas no n.1 – Significado de Termos, dos mesmos Termos e Condições de Serviço acima mencionadas, assim como segundo termos previstos nos restantes números dos mesmos TCS.

1ª Cláusula

(Condições gerais)

Ao utilizar o Serviço, e contratar a prestação deste Serviço o Utilizador, em nome individual ou em representação da sua Empresa (conforme o que se aplique) concorda em vincular-se aos seguintes termos e condições:

  1. As presentes Condições destinam-se a estabelecer os termos e condições de prestação de serviços de programa de faturação com a componente de emissão, conservação e arquivamento de faturas electrónicas pelo Prestador do serviço ao Utilizador.
  2. Os presentes termos e condições podem ser actualizadas periodicamente pelo Prestador, sem aviso prévio. O Utilizador pode rever a versão mais actual dos TCS a qualquer momento na seguinte localização: www.fact.pt/terms;
  3. Qualquer alteração ao Serviço fica sujeito aos presentes TCS.
  4. O uso continuado do Serviço por parte do Utilizador após a ocorrência de quaisquer alterações operadas pelo Prestador, constitui consentimento expresso para tais mudanças;
  5. A violação de qualquer das condições estabelecidas nos TCS confere ao Prestador o direito de encerrar a conta do utilizador infractor;
  6. Embora o Prestador proíba tais condutas e conteúdos sobre o Serviço, o utilizador entende e concorda que o Prestador não pode ser responsabilizado pelo conteúdo inserido no Serviço, ainda que possa ser exposta a tais materiais;
  7. O Utilizador aceita expressamente e assume risco próprio na utilização do Serviço.

2.ª Clausula

(Legislação Aplicável e Formalidades Legais)

  1. A prestação do serviço de emissão, conservação e arquivamento de faturas electrónicas respeita integralmente as formalidades legais previstas no Decreto-Lei 256/2003 de 21 de Outubro e no Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, com alterações introduzidas pelo DL n.º 48/2020, de 03 de agosto.
  2. O Serviço prestado pelo Prestador garante:
    1. A autenticidade da origem da fatura;
    2. A integridade do conteúdo da fatura;
    3. A legibilidade das faturas;
    4. A inserção pelo respetivo programa dos seguintes elementos:
      1. Número sequencial do documento;
      2. Data e hora de emissão;
      3. Denominação social e número de identificação fiscal do fornecedor dos bens ou prestador de serviços;
      4. Denominação usual e quantidades dos bens transmitidos ou dos serviços prestados;
      5. O preço líquido de imposto e o montante de imposto devido, ou o preço com a inclusão do imposto;
      6. A indicação expressa de que não constituem fatura, nos casos em que não seja;
      7. A inserção de um código de barras bidimensional (código QR) e um código único de documento (ATCUD);
    5. A integridade da sequência das faturas, datando e numerando de forma progressiva e contínua, dentro de cada série;
    6. O registo do código da validação da série, em cada série criada;
    7. A validação cronológica das mensagens emitidas como faturas electrónicas;
    8. A possibilidade de o Utilizador autorizado fazeras cópias de segurança necessárias ao cumprimento do dever legal de conservação de arquivos;
    9. O arquivamento em suporte informático das faturas emitidas por via electrónica;
    10. A manutenção, durante o período previsto no artigo n.º 2 do artigo 52º do Código do IVA, da autenticidade, integridade e disponibilidade do conteúdo original das faturas emitidos e recebidos por via electrónica;
    11. O não repúdio da origem e recepção das mensagens;
    12. A não duplicação das faturas emitidas e recebidas por via electrónica;
    13. Mecanismos que permitam verificar que o certificado utilizado pelo emissor da fatura não se encontra revogado, caduco ou suspenso na respectiva data de emissão.
  3. O Prestador não garante a aceitação da fatura electrónica pelo destinatário, cujo consentimento e aceitação têm que ser obtidas e garantidas pelo Utilizador.
  4. O Utilizador deve celebrar convenção escrita sobre faturação electrónica, com os parceiros comerciais com os quais pretenda adoptar esse sistema.
  5. O Utilizador está obrigado a possuir cópias de segurança dos suportes eletrónicos, sendo certo que, os originais e as cópias de segurança devem ser armazenados em locais distintos e em condições de conservação e segurança necessárias, a garantir a impossibilidade de perda dos arquivos.

3.ª Cláusula

(Termos de Utilização de Conta)

  1. Aplicam-se os termos gerais previstos nos TCS que regulam a elegibilidade, responsabilidade do Utilizador.
  2. O utilizador é responsável, por todo o conteúdo inserido e por toda a actividade que ocorra na sua conta (mesmo quando o conteúdo seja inserido por outros utilizadores que têm acesso à sua conta). Ao submeter ou divulgar esses conteúdos em áreas do Serviço acessíveis ao público, o utilizador declara ser o proprietário desses conteúdos eximindo o Prestador de todas as responsabilidades fiscais ou para fiscais inerentes à gestão ou emissão de qualquer documento.
  3. O Utilizador assume todos os riscos e custos inerentes à utilização do Serviço mas confere ao Prestador poderes para por sua conta proceder à emissão de documentos.

4.ª Cláusula

(Subcontratação para efeitos de faturação electrónica)

  1. O Prestador é titular de certificado digital com assinatura electrónica avançada emitido por uma autoridade credenciada, enquanto entidade credenciada para o efeito.
  2. O Prestador não se encontra indefinidamente vinculado a essa autoridade, pelo que pode adquirir certificado digital a qualquer outra entidade credenciada.
  3. Pelo presente contrato, e nos termos previstos na lei o Utilizador confere expressos poderes de representação ao Prestador para em seu nome e por sua conta emitir, conservar e arquivar faturas electrónicas ou documento equivalente.
  4. As faturas serão emitidas exclusivamente em formato PDF (Portable Document Format).
  5. As faturas emitidas pelo Utilizador no serviço, serão assinadas electronicamente com certificação digital pelo Prestador, em nome e por conta do Utilizador, sendo posteriormente remetidas ao destinatário das mesmas.
  6. O Prestador garante o cumprimento de todas as obrigações legais no que concerne à formalidade de emissão, conservação e arquivamento de faturas electrónicas, nos termos definidos pela legislação aplicável.
  7. O Prestador não se responsabiliza pela falta de emissão, duplicação, conteúdo ou qualquer outra irregularidade na emissão da fatura ou documento equivalente.
  8. Na eventualidade de ocorrer falha momentânea do sistema não previsível, de ocorrerem circunstâncias excessivamente onerosas ou que impossibilitem o Prestador, temporariamente, de apor a assinatura electrónica nas faturas, o Prestador deve comunicar de imediato o Utilizador desse facto. Neste caso o Utilizador deve recorrer à emissão de faturas em suporte papel, pelo tempo estritamente necessário e até nova comunicação do Prestador nesse sentido.
  9. No caso de ocorrer alguma falha no Serviço, no serviço da faturação electrónica, ou no sistema informático dos Utilizadores, o adquirente do serviço deverá recorrer à emissão de faturas em suporte papel, eximindo o Prestador de qualquer responsabilidade por quaisquer danos ou incumprimento de obrigações de qualquer natureza, nomeadamente as de natureza fiscal e tributária.
  10. Em caso de fiscalização à Conta do Utilizador no Serviço, por parte da Administração Tributária, o Prestador facultará todos os elementos solicitados e a colaboração necessária, exigíveis por lei.
  11. O Prestador disponibiliza integração e canal de acesso a serviços de Assinatura Eletrónica Qualificada, prestados por entidade terceira com competência legal, ficando a cargo do Utilizador todo o processo de contratação do mencionado serviço, pelo que não poderá ser assacada qualquer responsabilidade ao Prestador, pela temporária ou permanente indisponibilidade, pelo mau funcionamento desse serviço ou incumprimento por parte da entidade terceira.

5.ª Cláusula

(Termos de Uso)

A Utilização do Serviço está vinculada aos termos deste acordo, como parte integrante dos TCS que integra. Para efeitos de faturação electrónica vincula-se também aos seguintes termos:

  1. O Prestador em caso algum pode ser responsabilizado por prejuízos sofridos pelo Utilizador ou por terceiros com acesso ao Serviço, em virtude de quaisquer atrasos, interrupções, erros e suspensões de comunicações, deficiências ou falhas na rede ou serviços de comunicações, pelo sistema informático, pelos modems, pelo software de ligação ou eventuais vírus informáticos.
  2. O Prestador reserva-se ao direito de a qualquer momento modificar ou descontinuar, temporariamente ou permanentemente, o seu acesso ao Site (ou qualquer parte dele) com ou sem aviso prévio.
  3. Na eventualidade do Serviço ser descontinuado permanentemente, o Prestador informará o Utilizador desse facto com 30 (trinta) dias de antecedência, sobre a data em que o sobredito encerramento ocorrerá.
  4. Após o encerramento da conta, o Prestador remeterá via correio electrónico, num ficheiro comprimido, e em formato PDF ao utilizador todos os documentos, dados e informações que existirem na conta deste.
  5. O utilizador pode solicitar o envio de toda a informação, de outra forma, a expensas suas.
  6. O ficheiro de conservação e arquivamento de faturas emitidas até à data de encerramento da conta, será também enviado ao Utilizador.

Para qualquer situação não prevista nestes Termos ou nos TCS, ou quando suscite dúvida a sua interpretação, aplica-se para todos os efeitos os previstos na Lei Portuguesa.